Một hệ thống bán hàng thật thay cho Excel & bản mẫu rời rạc: nhập đơn, quản lý khách hàng, theo dõi kế hoạch & chiết khấu, và chi phí phòng KD. Tài liệu này cho đội Kinh doanh thấy rõ sắp làm gì, giao diện trông thế nào, và cái gì làm ngay vs phát triển sau.
Hai quy trình cốt lõi, vẽ bằng "hộp & mũi tên" để dễ hình dung công việc end-to-end.
Đơn hàng · Hóa đơn · Thanh toán là 3 chứng từ tách biệt (không gộp). Wave 1 dựng sẵn cấu trúc này dù vài bước còn làm tay → sau này chỉ bổ sung, không làm lại.
Đặt-mới: có đơn → tạo lệnh sản xuất → giao đúng đơn. Để-tồn: làm sẵn hàng, tính khả năng giao (ATP) rồi phân bổ cho các đơn theo ưu tiên.
Mỗi thẻ là một module/màn hình, kèm việc nó làm & giai đoạn đáp ứng.
Hồ sơ khách: kênh, sales phụ trách, hạn mức công nợ, % chiết khấu & phí vận chuyển/KG riêng.
Nhập đơn (đầu đơn + dòng SKU), tính tiền/VAT/KG/chiết khấu/phí VC tự động, duyệt đơn.
Giá theo SKU × kênh, giá sàn, theo tháng, 2 kịch bản 85T/65T.
Kế hoạch 12 tháng theo khách×SKU; chính sách chiết khấu + hỗ trợ; báo cáo MTD/YTD cộng dồn.
Xuất kho cơ bản (W1); giao hàng từng phần & phiếu giao (W2).
Nhận thanh toán + phân bổ; công nợ & tuổi nợ; chặn vượt hạn mức (Wave 3).
Sổ chi phí theo tháng: vận chuyển, kiểm dịch, tiếp khách, đối ngoại… (kế hoạch vs thực tế).
KPI doanh thu/sản lượng/chiết khấu/phí VC/số đơn; biểu đồ theo kênh; top khách.
Chương trình ưu đãi theo khách/kênh/SKU/kỳ để so kế hoạch vs thực tế đúng nghĩa.
Phác thảo low-fidelity các màn hình & form nhập liệu chính, để đội hình dung mình sẽ thao tác thế nào. Khung xám là bố cục; điểm cam là hành động/điểm nhấn chính.
| SKU ▾ | ĐVT | SL | Đơn giá | %VAT | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| CGRX0500 ▾ | Khay | 3.000 | 44.000 | 10% | 132.000.000 |
| CGRX1000 ▾ | Khay | 500 | 89.000 | 10% | 44.500.000 |
| + Thêm dòng… |
| Loại chi phí ▾ | Kế hoạch | Thực tế | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Vận chuyển | 40.000.000 | 38.200.000 | −1.800.000 | — |
| Kiểm dịch | 12.000.000 | 10.500.000 | −1.500.000 | Lô T6 |
| Tiếp khách | 8.000.000 | 9.300.000 | +1.300.000 | — |
| Đối ngoại | 5.000.000 | 4.100.000 | −900.000 | — |
| TỔNG CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KD | 65.000.000 | 62.100.000 | −2.900.000 |
| Khách hàng | Kế hoạch | Thực tế | Chênh lệch | %HT |
|---|---|---|---|---|
| KH001 — Ngọc Tú | 9.0tr | 8.8tr | −0.2tr | 98% |
| KH012 — Đại lý Hòa | 14.0tr | 15.4tr | +1.4tr | 110% |
| KH018 — NM Sài Gòn | 6.0tr | 5.7tr | −0.3tr | 95% |
| Tổng cộng | 29.0tr | 29.9tr | +0.9tr | 103% |
Mỗi yêu cầu theo khung Tác động (Impact) – Công sức (Effort) – Vấn đề (Problem) – Cái đã có (Existing) – Hiện trạng (Current) – Bài học (Lesson), kết thúc bằng kết luận đáp ứng.
Muốn: khi nhập đơn phải ghi nhận phí vận chuyển; mỗi khách một mức phí/KG riêng.
Thu vận chuyển/KG trên khách (ST 1000 · ĐL 1500 · NM 500) → phí = KG × mức/KG.Muốn: xem chiết khấu THỰC TẾ vs KẾ HOẠCH, CỘNG DỒN theo tháng, để lên ưu đãi cho từng khách.
06_Map_ChietKhau (CK + Hỗ trợ), cột actual 10_Actual_Input, YTD cộng dồn 09_Plan_TongHop; prototype có MTD/YTD.Muốn: theo dõi chi phí phòng KD theo tháng — vận chuyển, kiểm dịch, tiếp khách, đối ngoại…
Ánh xạ từng chức năng (mục Chức năng ở trên) vào "làm ngay" hay "để sau" — kèm khi nào đáp ứng.
| Chức năng | ✅ Làm được ngay (Wave 1) | ⏳ Chưa — phát triển sau + khi nào |
|---|---|---|
| Khách hàng | Hồ sơ đầy đủ: kênh, sales, hạn mức, ngày TT, % CK & phí VC riêng | — |
| Đơn bán hàng | Đầu đơn + dòng, tính tiền/VAT/KG/CK/VC, duyệt đơn; ghi CK + hỗ trợ thực tế | Báo giá → đơn (W3); sửa/xóa đơn nâng cao |
| Phí vận chuyển (#1) | Mức/KG theo khách + chốt trên đơn + tách thu hộ/chi phí | Theo vùng/khoảng cách W2 |
| Chiết khấu (#2) | Ghi CK + hỗ trợ thực tế + báo cáo MTD/YTD cộng dồn | Chương trình khuyến mãi (promo) W2 · khi có module promo |
| Chi phí phòng KD (#3) | Sổ chi phí + danh mục sửa được + kế hoạch/thực tế theo tháng | — |
| Bảng giá & Kế hoạch | Giá SKU×kênh (sàn, theo tháng, 85T/65T); kế hoạch 12 tháng | Bảng giá bán riêng đầy đủ (nếu không tận dụng giá sẵn) W3 |
| Xuất kho / Giao hàng | Xuất kho cơ bản | Giao từng phần + phiếu giao W2 · sau khi có Kho/Tồn |
| Kết nối Sản xuất (MTO/MTS) | Đã dựng cấu trúc liên kết | Lệnh sản xuất, ATP, phân bổ W2 · sau khi có Inventory/ATP |
| Thu tiền & Công nợ | Nhận thanh toán + phân bổ (cơ bản) | Tuổi nợ, chặn hạn mức W3 |
| Hóa đơn VAT | Sẵn cấu trúc (VAT tra bảng) | Tích hợp HĐĐT W3 · sau khi chốt nhà cung cấp HĐĐT |
| Thưởng KPI / Dòng tiền | — | Thưởng 2 cổng, dashboard sales, dòng tiền W3 |
Mỗi đợt giao một bộ năng lực dùng được ngay — kèm điều kiện kích hoạt ("khi nào đáp ứng").
13 câu hỏi mở — phần lớn đã có khuyến nghị, đội chỉ cần xác nhận để chốt phạm vi.